Preuzimanje robe kod dobavljača: priprema za prevoz

Potvrda porudžbine nije uvek potvrda spremne robe

Poručena roba može još čekati komisioniranje, pakovanje ili dolazak pojedinih stavki. Pre rezervacije preuzimanja tražite jasnu informaciju šta je stvarno izdvojeno i spremno za izdavanje. Razlikujte datum kada dobavljač očekuje robu od termina kada vozilo može da je preuzme.

Ako se porudžbina sastoji iz više artikala, proverite da li se izdaju zajedno. Nedostajuća stavka može značiti da ćete birati između čekanja kompletne porudžbine i dve odvojene vožnje. Tu odluku donosi kupac u dogovoru sa dobavljačem i prevoznikom, pre polaska vozila.

Zapišite ko je potvrdio spremnost i za koji datum. Ako se stanje promeni, ista osoba treba da javi izmenu kontaktu koji organizuje prevoz. Rečenica „kolega je rekao da je gotovo” ne rešava situaciju kada se na izdavanju pojavi druga smena bez tih informacija.

Proverite tačno mesto izdavanja

Adresa prodavnice, uprave ili prodajnog salona ne mora biti adresa magacina. Tražite ulaz za preuzimanje, oznaku kapije ili rampe i broj telefona osobe koja može da usmeri vozača. Ako firma ima više objekata u istoj ulici, navedite u kom se roba nalazi.

Proverite radno vreme izdavanja i da li se termin posebno zakazuje. Kraj radnog vremena firme ne mora biti poslednji trenutak za utovar. Dobavljač može imati sopstveni raspored ili proceduru prijave vozila. Te uslove tražite od njega, umesto da ih pretpostavljate na osnovu javnog radnog vremena.

Za našu organizaciju prevoza robe za firme pošaljite obe lokacije i kontakte. Vozila polaze iz Sombora, pa kod preuzimanja u drugom mestu treba uzeti u obzir dolazak do dobavljača i nastavak puta do primaoca.

Podaci o robi koje treba dobiti od magacina

Naziv proizvoda i iznos računa ne opisuju fizički teret. Potrebni su broj transportnih jedinica, njihove spoljne mere, bruto masa kada je poznata i način pakovanja. Navedite da li roba stoji na paleti, u kutijama, u džakovima ili kao pojedinačni komadi.

Tražite mere zapakovane robe, sa postoljem i ambalažom. Kod nameštaja ili dugih elemenata posebno je važan najveći nedeljivi paket. Kod paleta treba prijaviti i teret koji prelazi preko ivice ili je viši od očekivanog. Ako dobavljač promeni pakovanje, pošaljite nove podatke pre potvrde vozila.

Fotografija pripremljene pošiljke dopunjuje popis, ali ga ne zamenjuje. Sa slike se ne može pouzdano utvrditi masa ili sadržaj zatvorenih kutija. Za paletiranu robu koristite kontrolnu listu za pripremu palete i tražite podatke od osobe koja je pošiljku pripremila.

Razjasnite ko obavlja utovar i istovar

Dobavljač može nuditi utovar određenom opremom, izdavanje na rampi ili predaju robe na mestu gde je kupac preuzima. Pitajte šta je za vašu pošiljku stvarno dogovoreno. Proverite i da li način utovara odgovara vozilu koje se planira, pre nego što zakažete dolazak.

Na odredištu uradite istu proveru: ko prima robu, postoji li prostor za prilaz i ko je zadužen za istovar. Ne oslanjajte se na opremu koja je dostupna samo kod dobavljača. Roba koja je jednostavno utovarena na jednoj lokaciji ne mora biti jednako jednostavna za prijem na drugoj.

Radnike i opremu za utovar i istovar možemo organizovati po dogovoru, uz potvrdu konkretnog obima i cene. Navedite šta već obezbeđuju dobavljač i primalac, a za šta vam treba pomoć. Tako se u ponudi razjašnjavaju zadaci, umesto da dva učesnika očekuju da isti posao obavi onaj drugi.

Pripremite podatke za izdavanje porudžbine

Od dobavljača tražite spisak informacija potrebnih da bi predao robu angažovanom prevozniku. To mogu biti broj porudžbine, ime kupca, kontakt odgovorne osobe ili drugi podaci koje njegov magacin koristi. Nemojte pretpostavljati da je dovoljan naziv firme ako u istom periodu preuzima više porudžbina.

Ovaj vodič opisuje organizaciju preuzimanja, a ne propisuje obaveznu dokumentaciju za svaku robu. Za potrebne isprave i uslove izdavanja proverite postupak sa dobavljačem i odgovornom osobom u svojoj firmi. Posebne zahteve za robu prijavite unapred radi provere prihvatljivosti prevoza.

Plaćanje dobavljaču, odobrenje izdavanja i prevoz su odvojeni dogovori. Ako se čeka knjiženje uplate ili interna potvrda, ne šaljite vozilo kao da je sve završeno. Takođe ne podrazumevajte da prevoznik plaća robu, rešava reklamaciju ili preuzima obaveze kupca prema prodavcu.

Dogovorite postupak ako se količina razlikuje

Pre polaska odredite kontakt koji može doneti odluku ako na izdavanju ima manje ili više robe nego što je najavljeno. Vozaču je potrebna jasna informacija kome da se javi, naročito kada kupac i dobavljač različito tumače da li treba čekati ostatak porudžbine.

Ukoliko je spreman samo deo robe, kupac treba da potvrdi šta se preuzima i kako se rešava ostatak. Ako se pojavi dodatna paleta ili veći paket, prevoznik treba da proveri prostor, masu i uslove prevoza pre utovara. Promena ne treba da ostane samo usmeni dogovor između dve osobe na rampi.

Popis transportnih jedinica nije isto što i pregled svakog proizvoda unutar zatvorenog pakovanja. Razjasnite koja se provera očekuje na preuzimanju, a koja se obavlja po prijemu. Za organizaciju odredišta pročitajte kontrolnu listu za prijem robe.

Napravite jedan sažetak za sve učesnike

U jednoj poruci objedinite kupca, broj porudžbine, adresu i kontakt magacina, termin izdavanja, opis tereta, utovar, adresu primaoca i istovar. Dodajte ko odobrava promene. Kada šaljete ispravku, označite da zamenjuje prethodni dogovor, posebno ako je promenjena količina ili lokacija.

Primer sažetka: „Preuzimanje poslovne robe kod dobavljača, porudžbina prema priloženom broju. Magacin je potvrdio da su paketi spremni. Šaljemo njihov broj, mere i ukupnu masu. Utovar je dogovoren sa magacinom. Roba ide u naš lokal u Somboru; treba proveriti pomoć pri istovaru. U prilogu su fotografije i kontakti obe lokacije.”

Primer ne predstavlja stvarnu pošiljku niti unapred prihvaćen posao. Dopunite ga konkretnim podacima pre slanja. Ako se roba tek pakuje, navedite šta je još nepoznato i kada očekujete konačan popis. Okvirni razgovor je koristan, ali konačan dogovor treba da odgovara pripremljenoj robi.

Šta proveriti u ponudi za prevoz

Uporedite da li ponuda pokriva celu relaciju i dogovoreno rukovanje. Pitajte kako se rešava čekanje ako roba nije spremna i šta se menja ako dobavljač pomeri izdavanje. Za pregled ulaznih podataka pogledajte cenu prevoza i osnovu obračuna.

Ako planirate ponovljena preuzimanja, pošaljite očekivanu učestalost i tipičnu količinu. Svaki termin i teret ipak treba potvrditi prema stvarnim uslovima. Ranije preuzimanje iste vrste robe ne znači da će sledeća pošiljka imati isti broj paleta, istu masu ili isti obim istovara.