Prijem robe iz prevoza: kontrolna lista za firme

Odredite ko prima robu i ko odlučuje o izmenama

Adresa firme nije dovoljan podatak za organizaciju dostave. Vozaču je potreban kontakt osobe koja zna šta stiže i gde roba treba da bude predata. Ta osoba treba da ima pristup objektu ili da zna ko ga obezbeđuje. Posebno proverite situaciju kada robu naručuje jedna osoba, a prima je druga smena ili drugo odeljenje.

Odvojite kontakt za fizički prijem od osobe koja može da odluči šta raditi ako broj paketa ne odgovara najavi ili neka jedinica nije prepoznatljiva. To može biti ista osoba, ali ne mora. Unapred dogovorena odgovornost smanjuje mogućnost da se na dolasku traži saglasnost nekoga ko trenutno nije dostupan.

Pripremite kratak prijemni nalog: naziv pošiljaoca, datum dogovorene isporuke, očekivane jedinice, adresa, ulaz i kontakt. Dokument može biti običan interni spisak za organizaciju. On ne zamenjuje dokumentaciju koju dobavljač, kupac i prevoznik koriste u svom konkretnom poslu.

Uporedite najavu sa onim što je stvarno spremno za otpremu

Tražite potvrdu konačnog broja paleta, paketa ili zasebnih komada. Razlikujte broj transportnih jedinica od broja proizvoda u njima. Na primer, tri palete nisu isto što i tri komada robe. Ako su artikli podeljeni u više paketa, najava treba da omogući da primalac razume šta očekuje na dolasku.

Posebno označite delimičnu isporuku, odvojene pripadajuće delove i robu koja stiže naknadno. Oznake koje pošiljalac koristi na pakovanju treba da budu povezane sa spiskom koji dobija primalac. Kada jedna paleta sadrži različite artikle, korisno je da njihov popis bude dostupan bez nagađanja na mestu istovara.

Konačne podatke prosledite svim učesnicima iz iste verzije spiska. Ako se broj paketa promeni posle prvobitnog dogovora, nije dovoljno da to zna samo osoba koja utovara. Promena može uticati na vozilo, vreme rada i prostor potreban za prijem. Za pripremu na polaznoj strani koristite vodič za pripremu palete za prevoz.

Potvrdite ulaz, prilaz i mesto predaje

Navedite ulaz koji vozilo treba da koristi, ne samo administrativnu adresu firme. U poslovnim kompleksima ulaz za zaposlene, prodavnica i prijem robe mogu biti na različitim stranama. Pošaljite kratko objašnjenje i fotografiju relevantnog prilaza ako bi vozač bez toga teško prepoznao odredište.

Proverite širinu i visinu prolaza, raspoloživ prostor za prilaz i podlogu na mestu istovara. Ako postoje ograničenja objekta ili obavezna najava portirnici, uskladite ih pre dogovora o dolasku. Nemojte pretpostaviti da vozilo može prići zato što manjim dostavnim vozilima ranije nije bio problem.

Mesto predaje definišite dovoljno precizno: kod ulaza, na prijemnoj zoni ili na drugom dogovorenom mestu. Istovar nije automatski raznošenje robe po policama, spratovima ili prostorijama. Ako je potrebno dalje prenošenje, navedite udaljenost, prepreke i rad koji očekujete da bude uključen u ponudu.

Dogovorite ljude i opremu za istovar

Prevoznik treba da zna da li primalac obezbeđuje ljude i odgovarajuću opremu ili traži da se njihov angažman posebno organizuje. Nije dovoljno napisati „imamo magacin“. Proverite šta je stvarno dostupno u terminu prijema i ko je ovlašćen i osposobljen da koristi opremu na lokaciji.

Kod paletirane robe prosledite spoljne mere i bruto masu pripremljenih jedinica. To su podaci za proveru usklađenosti pošiljke, vozila i organizacije istovara. Ne izvode se iz broja paleta niti iz izgleda ambalaže. Ako podatak nije poznat, tražite ga od pošiljaoca i jasno označite šta još čeka potvrdu.

Autoprevoznik Šeša može da organizuje radnike i opremu za utovar i istovar po dogovoru. Konkretan način, dostupnost i cena potvrđuju se za teret i lokaciju. Nemojte iz opšte ponude zaključiti da određeno vozilo uvek dolazi sa dizalicom, rampom ili drugom posebnom opremom koja nije prethodno potvrđena.

Na dolasku proverite broj i vidljivo stanje jedinica

Pripremite spisak tako da odgovorna osoba može da uporedi oznake i broj pristiglih paketa ili paleta. Pregledajte vidljivo stanje spoljne ambalaže i zabeležite ono što zaista opažate. Razlikujte otvorenu ambalažu, vidljivo oštećenje pakovanja i potvrđeno oštećenje samog proizvoda. To nisu iste tvrdnje.

Ako primetite odstupanje, fotografišite relevantnu jedinicu, njenu oznaku i uočeni detalj, uz poštovanje pravila lokacije. Zabeležite vreme i kratko činjenično objašnjenje. Umesto „sve je oštećeno“, preciznije je „na paketu sa oznakom P04 vidljivo je pocepano pakovanje sa jedne strane“, ako je to ono što ste zaista videli.

Obavestite pošiljaoca i prevoznika i dogovorite naredni korak u skladu sa njihovim postupkom i konkretnim uslovima isporuke. Ova lista služi za organizaciju prijema; ne određuje rokove reklamacije, odgovornost ili prava iz ugovora. Nemojte unositi potvrdu za proveru koju niste obavili niti predstavljati brojanje zatvorenih paketa kao pregled njihovog sadržaja.

Unapred dogovorite šta se dešava sa ambalažom

Ako pošiljalac očekuje povrat praznih paleta ili druge ambalaže, proverite to pre otpreme. Navedite broj, vrstu, mesto predaje i osobu koja potvrđuje razmenu. Ne treba pretpostaviti da su sve palete povratne niti da vozač ima nalog da preuzme ambalažu koja nije deo dogovora.

Povrat neodgovarajuće robe takođe traži zasebnu potvrdu. Činjenica da je vozilo već na lokaciji ne znači da je povratni teret uključen ili da se može preuzeti bez dodatnih podataka. Proverite odredište, pripremu, raspoloživ prostor i nalog za predaju pre bilo kakvog dogovora o povratnoj vožnji.

Obrazac prijema koji možete prilagoditi svom poslu

Koristite sledeća polja kao praktičan interni podsetnik. Popunite ih podacima konkretnog posla, a ono što još nije potvrđeno obeležite kao otvoreno pitanje. Cilj je da osoba koja prima pošiljku ne mora na dolasku da traži osnovne informacije u različitim porukama.

• Pošiljalac, primalac i oznaka narudžbine ili pošiljke.
• Datum i potvrđeni vremenski prozor prijema.
• Adresa, ulaz, mesto istovara i kontakt na lokaciji.
• Najavljeni broj paleta, paketa i odvojenih komada.
• Mere, masa i posebne napomene o pripremljenoj pošiljci.
• Ko obezbeđuje ljude i opremu i gde se završava predaja.
• Stvarno primljene jedinice i uočene razlike prema najavi.
• Dogovorene naredne radnje i osoba kojoj je prijavljena razlika.

Primer za vežbu, a ne stvarna isporuka: najavljene su dve palete i jedan zaseban paket. Primalac priprema prostor za sve tri transportne jedinice, dobija njihove oznake i potvrđuje osobu na prijemu. Ako naknadna najava navodi samo dve palete, pre dolaska proverava gde je treći paket, umesto da pretpostavi da je dodat na neku paletu.